[서비스 기획] 백오피스 도메인 공부하기

 

다음 글에서 이어집니다.

[1. 학습하기] - [서비스 기획] 백오피스(Back Office)란

백오피스는 운영되는 모든 서비스에 필요한 시스템이지만 업종과 분야에 따라 형태와 기능이 천차만별이라 설계 과정이 복잡하다.

야심차게 백오피스를 기획해보자! 라고 생각했지만 막상 명확한 목표와 일정이 정해져 있는 프로젝트가 아니라 막막했다.

어디서부터 시작해야 하는지, 어떤 서비스를 대상으로 할지 모든 것을 공부해야 한다.

우선 내가 할 수 있는 일부터 시작하는 것으로, 백오피스 서비스가 필요한 영역을 조사하고 어떤 기능이 필요한지 조사해 보았다.

순서

1. 백오피스가 필요한 도메인
2. 공통적으로 필요한 기능
3. 내가 기획할 백오피스 서비스?

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백오피스가 필요한 도메인

1. 전자상거래(E-commerce) 플랫폼

[특징]

• 제품, 주문, 배송, 재고 등 다양한 데이터 관리 필요
• 다수의 고객과 판매자 간의 구매, 문의, 교환 및 환불, 이벤트 등 복잡한 상호작용
• 실시간 데이터 처리 및 통합 분석 중요

[제공해야 하는 기능]

• 상품 관리: 상품 등록/수정, 카테고리 및 태그 설정, 가격 관리
• 주문 관리: 주문 상태 확인, 배송 처리, 환불/교환 처리, 송장 생성
• 배송 관리: 배송 상태 추적, 배송 파트너 관리, 주소 오류 처리, 반품/교환 물류 처리
• 재고 관리: 실시간 재고 추적, 입고/출고 관리
• 고객 관리: 구매 이력, 문의/리뷰 관리
• 판매 분석: 매출 통계, 고객 행동 데이터 분석
• 마케팅 도구: 프로모션 코드, 할인 정책 설정

[유의점]

• 데이터의 정확성 동기화 유지 필요
• 다국어/다통화 지원이 필요한 경우 유연성 제공
• 고객 정보 및 결제 데이터 보호를 위한 보안 강화

2. CRM (Customer Relationship Management)

[특징]

• 고객 정보와 상호작용 데이터 중심의 관리
• 고객 경험과 만족도를 극대화하는 도구 제공

[제공해야 하는 기능]

• 고객 프로파일 관리: 고객의 연락처, 구매 이력, 관심사 기록
• 영업 파이프라인 관리: 잠재 고객 리드 관리, 영업 기회 추적
• 커뮤니케이션 도구: 이메일 캠페인, 메시지 발송 관리
• 고객 서비스 관리: 고객 문의 접수 및 처리, 티켓 관리
• 데이터 분석: 고객 세분화, 이탈 방지 대책 분석

유의점

• 민감한 고객 데이터 보호를 위한 강력한 보안
• 사용자 친화적인 인터페이스 설계
• 다양한 타사 시스템과의 연동 (ERP, 이메일 플랫폼 등)

3. LMS (Learning Management System)

[특징]

• 교육 자료와 학습자 정보를 중심으로 하는 플랫폼
• 교육 콘텐츠의 제작, 배포, 평가 기능 제공

LMS 플랫폼의 화면 예시(1)

[제공해야 하는 기능]

• 강의 관리: 강의 생성, 일정 설정, 콘텐츠 업로드
• 학습자 관리: 학습 진행 상황, 시험 결과 기록
• 평가 도구: 퀴즈, 과제, 자동 채점 기능
• 보고서 생성: 학습 성과 분석, 출석률 관리
• 알림 시스템: 학습 일정 리마인더, 학습 자료 업데이트 알림

  

  LMS 플랫폼의 화면 예시(2)

 

[유의점]

• 사용자 경험: 다양한 사용자(관리자, 강사, 학습자)에 맞춘 UX 설계
• 콘텐츠 보호: 무단 복제 및 배포 방지
• 확장성: 대규모 사용자 증가 시 성능 유지

4. CMS (Content Management System)

[특징]

• 콘텐츠 제작, 편집, 배포에 중점을 둔 플랫폼
• 다양한 미디어 포맷 및 배포 채널 관리

  

  CMS 플랫폼 화면

[제공해야 하는 기능]

• 콘텐츠 작성 및 편집: WYSIWYG 에디터, 미디어 업로드
• 카테고리 및 태그 관리: 콘텐츠 분류 및 검색 최적화
• 버전 관리: 콘텐츠 변경 이력 기록 및 복구
• 배포 도구: 일정에 따른 콘텐츠 게시, 다중 채널 배포
• SEO 도구: 메타데이터 편집, 검색엔진 최적화 지원

[유의점]

• 사용자 권한 관리: 작성자, 편집자, 관리자 역할 분리
• 확장성: 다양한 플러그인/모듈과의 호환성
• 실시간 성능 모니터링 및 오류 감지

5. 헬스케어 플랫폼

[특징]

• 민감한 의료 데이터를 중심으로 운영
• 환자, 의사, 관리자 간의 복잡한 상호작용 필요

[제공해야 하는 기능]

• 환자 관리: 진료 기록, 예약 관리, 검사 결과 저장
• 의료진 관리: 스케줄 관리, 면허 정보 업데이트
• 통계 및 리포트: 환자 상태 통계, 병원 성과 분석
• 보안: 데이터 암호화, 사용자 인증
• 알림 시스템: 예약 리마인더, 결과 업데이트 푸시 알림

[유의점]

• HIPAA, GDPR 등 의료 데이터 보호 규정 준수
• 데이터 정확성 및 동기화 유지
• 직관적인 UI 설계로 의료진의 학습 곡선 완화

6. SaaS (Software as a Service)

[특징]

• 구독 기반의 소프트웨어 제공
• 사용자의 니즈에 따라 기능을 확장하거나 축소 가능

[제공해야 하는 기능]

• 사용자 관리: 계정 생성/삭제, 권한 부여
• 결제 관리: 구독 플랜 설정, 결제 내역 확인
• 애플리케이션 관리: 설정 옵션, 사용 데이터 관리
• 성능 모니터링: 실시간 사용량, 서비스 상태 대시보드
• 고객 지원: 문제 티켓 시스템, FAQ 관리

[유의점]

• SLA(Service Level Agreement) 준수
• 다양한 사용자의 요구를 반영할 수 있는 유연한 구조
• 서버 및 데이터베이스 성능 최적화

 

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공통적으로 필요한 기능

백오피스 서비스는 각 도메인에 맞춰 특화된 기능을 제공해야 하지만

대부분의 백오피스에서 필요한 공통적인 기능을 정리하면 다음과 같다.

1. 사용자 관리

• 권한 관리: 관리자, 편집자, 뷰어 등 역할(Role) 기반 접근 제어
• 로그인/인증: 보안 강화를 위한 2단계 인증, SSO(Single Sign-On) 지원
• 사용자 활동 로그: 변경 내역, 로그인 이력 등 기록

2. 데이터 관리

• CRUD 기능: 데이터의 생성(Create), 읽기(Read), 수정(Update), 삭제(Delete) 기능
• 필터링 및 검색: 대규모 데이터를 효과적으로 탐색할 수 있는 필터 및 검색 엔진
• 데이터 시각화: 대시보드 및 그래프를 통해 주요 지표를 시각화

3. 알림 시스템

• 실시간 알림 및 이메일/푸시 알림 전송
• 사용자 맞춤형 알림 설정

4. 리포트 및 통계

• 데이터 분석 및 리포트 생성 도구
• CSV, Excel, PDF 등 다양한 포맷의 데이터 내보내기

5. 시스템 설정 및 로그 관리

• 서비스 설정 - 브랜드 커스터마이징, 언어 설정, 테마 변경
• 로그 관리: 시스템 에러, 작업 내역 추적
• 백업 및 복원 도구

6. API 및 외부 시스템 연동

• 외부 서비스(API, 타사 소프트웨어)와의 통합 관리
• 데이터 동기화 및 업데이트 모니터링

7. 보안 및 규정 준수

• 데이터 암호화 및 저장 정책
• 보안 로그 및 감사(Audit) 기능
• 도메인 별 규정 준수 관리

⭐ 기획 시 유의할 점

1. 사용자 중심 설계
   백오피스 사용자는 보통 관리자이므로 디자인보다는 업무 효율성을 최우선으로 고려한 UX 설계가 필요하다.
2. 확장성 확보
   서비스가 성장하거나 요구사항이 변할 경우를 대비한 구조로 설계해야 한다.
3. 보안 강화
   특히 데이터 민감도가 높은 서비스(LMS, 헬스케어 등)의 경우 데이터 유출 및 시스템 침해 방지 대책이 필요하다.
4. 다중 디바이스 지원
   운영자들이 데스크톱뿐만 아니라 모바일에서도 사용할 수 있도록 반응형 설계가 요구된다.

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내가 기획할 백오피스 서비스?

플랫폼의 경우 생산자와 소비자를 “연결”해주는 서비스이다.

따라서 생산자 입장에서 사용하는 백오피스 영역과 소비자가 이용하는 프론트 영역이 구분된다.

기업 입장에서 서비스를 홍보할 때에는 소비자가 이용하는 앞 단의 화면을 주로 보여주기 때문에

백오피스에 대한 정보를 얻기가 힘들고 자료조사 중 방향을 잃어버리기 쉬웠다.

 

특히 백오피스는 여러 기능을 복합적으로 가지고 있기 때문에 분야에 따라 기능을 명확히 구분하는 것이 어려웠다.

공통된 여러 기능들이 기본적으로 요구되기 때문에 각 서비스가 중점을 두는 비즈니스 영역에 따라 구분하게 되었다.

 

여러 분야를 조사하면서 흥미가 있었던 부분은 CMS 시스템 부분인데,

경기 일정과 선수 정보, 사진이나 뉴스 등 미디어 콘텐츠를 관리하는 스포츠 구단 사이트에 흥미가 생겼다.

가을 야구가 끝나고 재정비의 시간을 갖는 지금, 야구단 홈페이지의 뒷 단 백오피스를 기획하며 시즌을 기다려야겠다.