초보자가 공부한 실무 엑셀 기능 및 단축키

개발자 할 때는 굳이 자격증이 필요 없다고 생각했는데

문서 작업이 필수인 기획자를 하려니까 슬슬 자격증이 욕심이 난다.

생각난 김에 움직이자고 바로 교보문고에 가서 실무 엑셀 책부터 샀다.

책에 나온 예제와 동영상 강의를 하나씩 따라해보니까 재미도 있고 아 이렇게 슥슥 하는 거였구나 싶다.

엑셀은 정말 마이크로소프트의 역작이 아닌가 하는 생각이 든다.

빠르게 손에 익히고 많은 기능을 배워서 어서 빨리 어엿한 실무자가 되어야겠다.

 

이번 포스팅의 주제는 "실무" 엑셀이다.

정말 초보 엑셀 사용자로써 새롭게 알게된 신기한 기능에 대해서 중점적으로 다뤄보려고 한다.

오빠두엑셀 님의 책과 강의를 참조하여 한 챕터씩 공부한 후 내용을 정리한다.

---

1. 기본 설정하기

1) 일반 글꼴 변경하기

[파일] 탭에서 [옵션] 클릭하여 'Excel 옵션' 대화 상자 - [일반] 탭으로 이동

[다음을 기본 글꼴로 사용]에서 원하는 글꼴을 선택한다.

2) 자동 저장 시간 조정하기

마찬가지로 [파일] 탭에서 [옵션] - 'Excel 옵션' 대화 상자 - [저장] 탭 이동

[자동 복구 정보 저장 간격]을 조금 더 짧은 시간으로 변경하면 예기치 못한 오류로 작업 중인 문서가 종료되더라도 임시 저장 문서를 확인할 수 있다.

3) 하이퍼링크 설정 끄기

하이퍼링크를 자주 사용한다면 하이퍼링크가 생성되었을 때 셀을 우클릭한 후 [하이퍼링크 제거]를 하면 되지만

자동으로 하이퍼링크가 설정되지 않게 하려면 설정을 변경해야 한다.

[파일] 탭의 [옵션]을 클릭한 뒤 'Excel 옵션' 대화상자 - [언어 교정] - [자동 고침 옵션] 클릭

[입력할 때 자동 서식] 탭에서 [인터넷과 네트워크 경로를 하이퍼링크로 설정]을 체크 해제하면 된다.

4) 실행 취소, 다시 실행

어지간한 프로그램에는 모두 있는 실행취소, 단축키는 Ctrl+Z 이며 다시 실행 단축키는 Ctrl+Y이다.

 

5) 행 높이 조절하기

보편적으로 가독성이 가장 좋은 행간은 글자 크기의 1.6배라고 하지만 엑셀은 셀 사이에 테두리가 적용된 표 형태이기 때문에 1.65배가 가장 좋은 행간이라고 한다.

엑셀의 기본 글꼴 크기가 11pt이므로 행 높이를 1.65배인 18pt 정도로 참고하면 좋을 것 같다.

6) 특정 시트나 특정 셀로 빠르게 이동하기

실무에서는 여러 시트를 움직이면서 파일을 확인하는 경우가 많다.

기본적으로 시트 탭 목록 왼쪽에 있는 버튼을 이용할 수 있고, Ctrl을 누른 채 클릭하면 첫 번째 또는 마지막 시트로 이동할 수 있다.

단축키는 Ctrl + PageUp으로 이전 시트 이동, Ctrl + PageDown으로 다음 시트 이동이며 길게 누르면 첫 번째 또는 마지막 시트로 이동한다.

 

특정 셀에 빠르게 이동하고 싶으면 '이름 상자'를 확인한다. 셀을 클릭한 후 수식 입력줄 왼쪽에 원하는 이름을 입력할 수 있다.

해당 통합 문서의 어느 시트에 있든 이름 상자에 정의한 이름을 입력하면 바로 입력할 수 있다.

이름은 숫자로 시작할 수 없고 띄어쓰기를 포함할 수 없으며 A1, B1 등의 셀 주소는 이름으로 사용할 수 없다.

 

7) 필수 단축키 모음

가장 먼저 알아할 규칙은 Ctrl 조합 단축키는 동시에 누르고 Alt 조합 단축키는 차례대로 누른다는 것이다.

리본 메뉴에서 제공되는 거의 대부분의 기능을 단축키로 실행할 수 있고 Alt를 누르면 모든 메뉴에 기능별 단축키가 표시된다.

파일 저장	Ctrl + S	수시로 저장하여 혹시 모를 오류 상황에 대비해야 한다
새로운 시트 추가	Shift + F11	작업 중인 시트 왼쪽으로 새로운 시트를 빠르게 추가한다
새로운 통합 문서	Ctrl + N	여러 개의 통합 문서 사이를 Ctrl + Tab 을 통해 전환할 수 있다
시트 이동 및 선택	Ctrl + PageUp/PageDown Ctrl + Shift + PageUp/PageDown	PageUp은 이전, PageDown은 다음 시트로 이동한다 여러 시트를 선택할 때 Shift를 함께 눌러 연속된 시트를 다중 선택할 수 있다
화면 배율 조절	Ctrl + 마우스 휠	정확한 배율로 조절하고 싶으면 화면 오른쪽 아래의 [확대/축소 비율]을 이용한다
인쇄 영역 설정	Alt -> P -> R -> S	인쇄할 범위를 선택한 후 순서대로 눌러 인쇄 영역을 설정하고 Ctrl + P 단축키로 인쇄 미리보기를 할 수 있다
팝업 메뉴 표시	Shift + F10	[마우스 우클릭]과 동일한 메뉴로 방향키 또는 단축키로 메뉴를 선택하고 엔터로 실행할 수 있다
리본 메뉴 숨기기	Ctrl + F1	전체화면 모드는 Ctrl + Shift + F1로 전환할 수 있다
연속된 범위 선택	Ctrl + A	선택 중인 셀을 기준으로 연속된 표나 범위를 한 번에 선택하고 한 번 더 누르면 시트 전체 범위가 선택된다
셀 안에서 줄 바꿈	Alt + Enter	한 셀에서 여러 줄로 구분된 문장을 입력한다
찾기 및 바꾸기	Ctrl + F, Ctrl + H	특정 단어를 퐇마한 모든 셀을 한 번에 선택하거나 변환할 수 있다
이전 작업 반복	F4	셀 배경색 변경, 글자 크기 변경, 행 추가 등 대부분의 이전 작업을 반복할 수 있다 파워포인트에서도 사용할 수 있다
활성화된 셀 편집	F2	선택한 셀을 편집 모드로 변경한다
선택한 범위 값 한 번에 입력	Ctrl + Enter	선택한 범위의 모든 셀에 동일한 값이나 수식이 입력된다 떨어져 있는 범위에도 한 번에 입력할 수 있다
새로운 행, 열 추가/삭제	Ctrl + +/-	'삽입' 또는 '삭제' 대화 상자가 열려 셀 또는 범위를 추가/삭제할 수 있다 +, - 버튼은 키보드 오른쪽의 키패드를 이용한다
선택된 범위의 첫 번째 셀 값으로 자동 채우기	Ctrl + D, Ctrl + R	첫 번째 셀에만 값이 입력된 상황에서 Ctrl + D는 아래 방향 자동 채우기 Ctrl + R은 오른쪽 방향 자동 채우기를 실행한다 범위의 패턴은 인식하지 못하고 첫 번째 셀 값 또는 수식만 채워진다
셀 서식 대화상자	Ctrl + 1	자주 사용되는 단축키 중 하나로 '셀 서식' 대화상자를 열 수 있다
선택된 범위 테두리 적용	Alt -> H -> B -> A	순서대로 누르면 선택된 범위의 바깥쪽과 안쪽에 기본 테두리가 적용된다 바깥쪽에만 테두리를 적용하고 싶으면 Ctrl + Shift + 7을 누른다 테두리를 지우고 싶으면 Ctrl + Shift + -를 누르면 된다
특정 서식 빠르게 적용	Ctrl + Shift + `/1/2/3/4/5/6	일반 서식, 숫자 서식, 시간 서식, 날짜 서식, 통화 서식, 백분율 서식, 지수 서식으로 빠르게 변경할 수 있다
범위의 마지막 셀로 이동	Ctrl + 방향키	해당 방향으로 연속된 데이터의 마지막 셀로 이동한다
표 끝까지 선택	Ctrl + Shift + 방향키	Shift를 누른 채 방향키를 누르면 현재 선택 중인 셀부터 범위를 선택한다
현재 활성화된 셀 확인	Ctrl + Backspace	현재 선택된 활성화된 셀로 빠르게 이동할 수 있다
처음/마지막 셀로 이동	Ctrl + Home/End	최종 완성된 보고서를 저장하기 전에는 Ctrl + Home을 눌러 빠르게 [A1] 셀로 이동한 후 저장하는 것이 좋다
행/열 전체 선택	Ctrl/Shift + Space	Ctrl + Space를 통해 선택한 셀의 전체 열 선택하기 Shift + Space를 통해 선택한 셀의 전체 행 선택하기

2. 동작 파악하기

1) 자동 채우기, 빠른 채우기

엑셀에서 가장 신기하고 정말 효율적인 기능인 것 같다.

'자동 채우기' 기능은 입력된 값의 패턴을 분석하여 기준 셀부터 사용자가 지정한 범위의 값을 자동으로 채워준다.

셀 또는 범위를 선택한 후 범위의 오른쪽 끝에 있는 + 버튼(자동 채우기 핸들)로 커서를 드래그하거나 더블 클릭하면 된다.

셀에 입력된 데이터 형식에 따라 적용되는 패턴이 다음과 같다.

형식	패턴
문자	선택된 번위의 값을 반복해서 출력한다 (= 셀 복사)
숫자	1개의 셀을 선택하면 숫자를 반복해서 출력한다. Ctrl을 누른 채 실행하면 1씩 증가한다 2개 이상의 셀을 선택하면 패턴을 인식하여 자동 채우기, Ctrl을 누른 채 실행하면 값을 반복한다
날짜	입력된 값의 최소 단위(년/월/일)로 패턴을 인식한다
시간	1개의 셀을 선택하면 시간 단위로 증가한다 2개 이상의 셀을 선택하면 패턴을 인식하여 자동 채우기를 실행한다
셀 참조	상대 참조라면 자동 채우기 방향으로 참조되는 셀이 한 칸씩 이동한다
문자/숫자 혼합	문자는 반복되고 숫자는 1씩 증가 또는 패턴을 인식한다 숫자가 2개 이상이면 마지막 숫자만 변경된다 (1학년 1반, 1학년 2반, 1학년 3반 등)

'자동 채우기 옵션'에 따라 셀 복사 / 연속 데이터 채우기 / 서식만 채우기 / 서식 없이 채우기 / 빠른 채우기 / 일(평일, 월, 연) 단위 채우기를 선택할 수 있다.

 

'빠른 채우기' 기능은 엑셀 2013 이후에 추가된 기능으로 바로 왼쪽 열의 데이터 패턴을 분석하여 나머지 값을 자동으로 채워준다. 단축키는 Ctrl+E로 기준 셀에 패턴을 인식할 수 있는 예시 값이 있으면 실행된다.

출처 : 오빠두엑셀 예제파일

문자열, 문자열의 조합, 서식 지정 후 일괄 변경, 구분 기호로 여러 셀 합치기 등 문자열에 필요한 다양한 기능을 제공한다.

출처 : 오빠두엑셀 예제파일

2) 날짜와 시간 데이터 

엑셀의 모든 날짜는 1900년 1월 1일(1900/1/1 = 1)을 기준으로 계산된다. 즉 3을 입력하면 1900년 1월 3일이 된다.

24시간 = 1, 12시간 = 0.5, 1분 = 0.007으로 계산한다는 것을 참고하면 좋을 것 같다.

 

3) 셀 참조 방식

엑셀에서 '$' 기호는 행 또는 열을 고정할 때 사용한다. 엑셀의 참조 방식은 상대 참조 / 절대 참조 / 혼합 참조로 구분되는데 셀 주소에 $ 기호가 붙으면 해당 셀 주소가 고정되어 자동 채우기 시 변경되지 않는다.

 

 

-